Email cho doanh nghiệp và những lưu ý cần thiết để sử dụng email an toàn
25 Tháng 9, 2021

Email cho doanh nghiệp và những lưu ý cần thiết để sử dụng email an toàn

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, mặc dù có nhiều ứng dụng nhắn tin tiện lợi ra đời nhưng doanh nghiệp luôn phải có cho mình một địa chỉ email. Email cho doanh nghiệp ngày nay không chỉ là công cụ trao đổi thông tin, mà nó còn đại diện cho danh tính của công ty khi trao đổi với khách hàng và đối tác. Sử dụng email đã lâu, nhưng liệu bạn có tận dụng hết các tiện ích mà nó đem lại? Sau đây là các chức năng của email và lý do tại sao nó lại quan trọng với doanh nghiệp đến vậy.

Email cho doanh nghiệp được sử dụng để làm gì?

Chức năng chính của email là gửi thông tin một cách nhanh chóng đến hộp thư của người khác. Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh, email còn được sử dụng để cải thiện hoạt động của công ty, tăng hiệu suất và hơn thế nữa.

1. Gửi email nội bộ

Doanh nghiệp nào cũng cần một công cụ để trao đổi chuyên nghiệp với nhau và email là một lựa chọn thích hợp cho việc này. Thậm chí nếu bạn đang ngồi kế bên đồng nghiệp của bạn thì việc trao đổi email cũng rất cần thiết.

Lúc này tác dụng trao đổi email còn là một nơi lưu trữ thông tin để họ có thể xem lại khi cần. Mọi người có thể quên một thông báo về buổi họp nếu nó chỉ được nói bằng lời, nhưng khi được nhắc nhở bằng cách gửi email, họ sẽ lưu ý hơn.

2. Trao đổi với khách hàng

Email là cách hiệu quả và đáng tin cậy nhất để trao đổi với khách hàng. Bạn chỉ mất vài phút để gửi một email thông báo về tiến độ làm việc nhưng nó sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt với tất cả khách hàng.a

Tuy nhiên khi sử dụng email để trao đổi với khách hàng, doanh nghiệp cần lưu ý về yếu tố bảo mật email. Không có khách hàng nào muốn để lộ thông tin quan trọng của mình ra ngoài hoặc bị xâm nhập hệ thống bởi virus của đối tác.

Nhiều hacker hiện nay lợi dụng lỗ hổng của hệ thống email để đánh cắp thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Do đó việc trang bị email cho doanh nghiệp có tính bảo mật cao là vô cùng cần thiết.

3. Gửi các thông báo

Nếu bạn thường xuyên phải thông báo một vấn đề nào đó với toàn thể công ty, thì việc tạo các thông báo hàng tháng qua email là rất tiện lợi. Gửi email sẽ giúp công ty tiết kiệm giấy hơn rất nhiều so với việc trao đổi qua các bảng thông báo dán khắp văn phòng.

4. Tạo thông tin tiếp thị

Email marketing là một công cụ hữu hiệu để tiếp cận khách hàng. Chỉ với một danh sách các địa chỉ email, doanh nghiệp có thể gửi các thông điệp được thiết kế riêng cho các tệp khách hàng khác nhau.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý không gửi liên tục các email mà phải xác định các chiến dịch phù hợp cho từng đối tượng khách hàng. Một email marketing đúng đối tượng sẽ giúp cho bạn đạt được chỉ tiêu hàng tháng.

5. Nhắn tin tức thì

Phần lớn các mạng lưới email đều có chức năng nhắn tin tức thì. Nếu bạn cần trao đổi với đồng nghiệp nhưng không muốn qua email, bạn có thể sử dụng tin nhắn tức thì. Bên cạnh đó bạn có thể tạo một group chat hoặc gọi video call nếu muốn.

Các ưu điểm khi sử dụng email doanh nghiệp

Bây giờ bạn đã biết đến các chức năng của nó, chúng ta sẽ thảo luận về ưu điểm của việc sử dụng email mang lại.

1. Bạn có thể trao đổi với cả thế giới

Trong trường hợp bạn cần giữ liên lạc với các khách hàng quốc tế và việc gọi điện cho họ là không khả thi vì khác múi giờ. Thì email là một lựa chọn phù hợp nhất vì bạn không phải chờ đợi và xác định thời gian gửi. Nếu không có một công cụ trao đổi như email, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp bất tiện.

2. Email hỗ trợ xem lại các giấy tờ khi cần thiết

Trong kinh doanh, việc lưu trữ lại thông tin là rất quan trọng. Ví dụ, nếu bạn cần trao đổi riêng với đồng nghiệp về công việc hay xác nhận một thỏa thuận giao dịch thì bạn nên thực hiện nó bằng email. Cách này giúp cho bạn có thể xem lại các cuộc trao đổi khi có bất cứ thắc mắc nào trong tương lai.

3. Chi phí hợp lý

Khi nhắc đến email cho doanh nghiệp, điều bạn cần cân nhắc không chỉ là tên miền mà còn là độ bảo mật của hệ thống. Một hệ thống email không bảo mật có thể gây ra thiệt hại tới hàng trăm triệu đồng cho doanh nghiệp.

Mặc dù ngoài thị trường có rất nhiều nền tảng để tạo email doanh nghiệp miễn phí, nhưng thật là một sai lầm khi không đầu tư cho yếu tố bảo mật của email. Một hệ thống email chỉ cần vài triệu một năm để duy trì nhưng lại đang bảo vệ các cuộc giao dịch lên tới hàng tỷ đồng cho công ty. Có thể nói email là công cụ trao đổi an toàn với chi phí thấp.

4. Gửi email thì nhanh và tiện lợi

Một trong những ưu điểm của email đó chính là tốc độ gửi mail. Khi bạn gửi, thư của bạn sẽ tới inbox của người nhận gần như ngay lập tức ở bất kỳ thời điểm nào. Email có thể được gửi ở bất kỳ đâu, 24/24, 365 ngày trong năm, dù là bạn có đang ở trong văn phòng hay, trên một chuyến công tác.

Tuy nhiên để đảm bảo được điều này hệ thống email của công ty bạn sử dụng phải đảm bảo luôn uptime. Hãy cân nhắc đến các yếu tố này khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email bạn nhé.

Cần đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho email doanh nghiệp

Tất cả các tính năng đề cập trong bài viết hầu như bất cứ gói email doanh nghiệp hiện tại nào cũng đáp ứng được. Điều mà các doanh nghiệp cần quan nhất đó chính là tính bảo mật và an toàn của email.

Như đã đề cập ở trên, email không chỉ là phương tiện trao đổi thông tin, nó còn là nơi lưu trữ thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Sẽ như thế nào nếu bọn hacker biết được thông tin giao dịch của bạn với đối tác và sử dụng các thông tin đó để tống tiền công ty bạn.

Để phòng tránh các thiệt hại không đáng, ngay từ đầu công ty nên trang bị giải pháp email có tính bảo mật cao. Secu E Cloud (phiên bản nâng cấp của SECUMAIL) từ VNETWORK là hệ thống email cho doanh nghiệp với các tính năng bảo mật tiên tiến.

- Đảm bảo gửi và nhận email liên tục, không để hoạt động công ty phải gián đoạn bởi những điều nhỏ nhặt không đáng có.

- Đặt mật khẩu cho email gửi đi: nếu công ty có thông tin quan trọng cần bảo mật thì tính năng này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều. Không cần lo lắng việc trao đổi mật khẩu cho nhau vì mật khẩu sẽ được tự động gửi đến số điện thoại người nhận.

- Thu hồi email gửi nhầm: đã bao lần công ty bạn hoang mang lo lắng vì gửi nhầm văn kiện quan trọng cho người khác. Secu E Cloud sẽ giúp công ty giải quyết vấn đề này bằng cách khóa email đó lại và đồng thời cho bạn biết người nhận đã mở email chưa, mở bao nhiêu lần.

- Ngăn chặn mail virus, spam, phishing: Secu E Cloud ứng dụng công nghệ AI và Máy Học có thể kiểm tra nội dung thư gửi đến. Nếu trong đó có chứa bất cứ điều gì nguy hiểm, hệ thống sẽ cảnh báo cho người nhận.

- Mã hóa email độc hại thành hình ảnh: đây là tính năng mà có thể khiến quá trình trao đổi email của doanh nghiệp trở nên thuận lợi hơn. Bình thường khi mở email, nhân viên phải cân nhắc các yếu tố bất thường để đảm bảo an toàn cho hệ thống công ty. Tuy nhiên khi các nguy hiểm đã được chuyển hóa thành hình ảnh, sẽ không có hành động đáng tiếc nào xảy ra.

- Báo cáo chi tiết hàng ngày: chức năng này giúp bạn quản lý email công ty hiệu quả hơn, tiết kiệm nhiều thời gian và công sức để báo cáo lên cấp trên.

Bài Viết Liên Quan
Bí quyết để nâng cao tính bảo mật email cho doanh nghiệp
Vnetwork|27 Tháng 12, 2021
Bí quyết để nâng cao tính bảo mật email cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh ngày nay, email chính là phương thức giao tiếp chính và được sử dụng rộng rãi giữa các doanh nghiệp. Vì vậy, việc hệ thống email gặp sự cố có thể hạn chế sự vận hành của công ty. Vậy câu hỏi đặt ra là: doanh nghiệp cần phải làm gì để bảo mật email tốt hơn?

Email bảo mật cho doanh nghiệp - Đâu là giải pháp?
Vnetwork|30 Tháng 12, 2021
Email bảo mật cho doanh nghiệp - Đâu là giải pháp?

Liệu các doanh nghiệp có cần nâng cấp hệ thống bảo mật khi thủ đoạn tấn công từ tin tặc ngày càng tinh vi hơn?

Bảo mật email doanh nghiệp như thế nào để hiệu quả?
Vnetwork|11 Tháng 1, 2022
Bảo mật email doanh nghiệp như thế nào để hiệu quả?

Năm phương pháp thực hiện sau đây giúp bảo mật email doanh nghiệp một cách hiệu quả và chống lại các cuộc tấn công do tin tặc gây ra.

© 2019 VNETWORK JSC. All Rights Reserved

VNETWORK Joint Stock Company

Phòng 23.06, Tầng 23, Tòa nhà UOA, 06 Tân Trào, Tân Phú, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh

Enterprise Code: 0312353730 - 03/07/2013

Registration Division: Department of Planning and Investment of HCMC

Powered by VNETWORK