Cách nhận biết và phòng tránh Spam email cho doanh nghiệp

Spam email được tạo và lan truyền bởi các cá nhân hoặc tổ chức đang tìm cách kiếm tiền hoặc quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Họ có thể mua danh sách email, quét các trang web để tìm địa chỉ email hoặc sử dụng phần mềm độc hại để lấy cắp địa chỉ email từ máy tính bị nhiễm.

Sau khi có được danh sách địa chỉ email, họ có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau để gửi email spam, bao gồm sử dụng các tập lệnh hoặc botnet tự động.

Hình ảnh minh hoạ spam email

Theo Register of Known Spam Operations (ROKSO), có khoảng 250 tỷ email được gửi đi trên toàn thế giới mỗi ngày, 45% trong số đó là thư rác (Spam Email). Hầu hết những kẻ gửi thư rác thường ngụy trang email của họ dưới dạng quảng cáo. Mục đích chính của thư rác là kiếm lợi nhuận và xâm phạm các yếu tố bảo mật khác.

Không chỉ gây nên những phiền toái và lãng phí thời gian để xử lý, thư rác (Spam Email) có thể chứa các tệp đính kèm, liên kết đến các trang web xấu có thể cài đặt phần mềm độc hại trên thiết bị điện tử trong hệ thống doanh nghiệp, gây ra các mối đe dọa về an ninh mạng.

Đồng thời, việc phân loại các email rác và email thường là một quá trình không mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp. Thư rác là một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian lớn cho nhân viên, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Giả sử doanh nghiệp của bạn có 100 người, trung bình bạn trả cho nhân viên 100 nghìn/ giờ. Nếu mỗi nhân viên mất 30 phút/ ngày để dọn sạch các spam mail. Theo ước tính, doanh nghiệp của bạn phải mất đến 120 triệu đồng mỗi tháng cho khoảng thời gian lãng phí đó.

Không chỉ vậy, khi ngày càng nhận được nhiều spam email thì nhà cung cấp dịch vụ email có thể đánh giá hệ thống email của doanh nghiệp là nguồn phát tán thư rác. Điều này tạo ra một phiền toái lớn là thư gửi đi có thể rơi vào hòm thư rác của khách hàng, đối tác, hoặc nghiêm trọng hơn là email gửi đi sẽ bị bị chặn và đình chỉ hoàn toàn. Việc kiểm tra xem đối tác/khách hàng đã nhận mail hay chưa, cũng như tìm email quan trọng trong mục Thư rác cũng tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức không cần thiết.

Đọc thêm tại: Email công ty gửi đi bị Spam, Junk-Email vì sao?

Có rất nhiều cách để phòng tránh spam email nhưng dưới đây là 6 cách thông dụng hiệu quả nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

1. Bộ lọc Spam: Kích hoạt bộ lọc Spam có sẵn trong hộp thư, hoặc sử dụng các giải pháp bảo mật email như Mail Inspector Platform để tự động lọc và ngăn chặn email rác, giúp bảo vệ thông tin doanh nghiệp.

2. Xác thực email: Áp dụng các phương pháp xác thực như SPF, DKIM và DMARC để kiểm tra tính hợp lệ của email gửi đến, qua đó giảm thiểu các email giả mạo.

3. Giữ kín địa chỉ email: Hạn chế chia sẻ email công khai trên mạng hoặc các diễn đàn để tránh lọt vào tầm ngắm của các công cụ thu thập email spam.

4. Tham gia danh sách chặn: Đăng ký vào các danh sách không nhận email để chặn các nhà quảng cáo gửi email không mong muốn tới hộp thư của bạn.

5. Không tương tác với email đáng ngờ: Tránh mở, tải xuống hay nhấp vào liên kết trong email nghi ngờ để giảm nguy cơ bị tiếp tục spam hoặc gặp phải các vấn đề bảo mật.

6. Sử dụng phần mềm bảo mật: Cài đặt phần mềm bảo mật để bảo vệ thiết bị khỏi mã độc trong email rác và bảo đảm an toàn cho dữ liệu cá nhân.

Tham khảo Công nghệ giúp lọc sạch 99% spam email

Tham khảo Cách bảo mật Email doanh nghiệp hiệu quả

Spam email là mối đe doạ nguy hiểm mà mỗi doanh nghiệp cần nhận thức rõ, việc luôn cảnh giác, thận trọng và áp dụng các biện pháp bảo vệ hệ thống Email doanh nghiệp là điều mà các doanh nghiệp cần chú trọng. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu hoặc trải nghiệm thử dịch vụ Mail Gateway EG-Platform, công nghệ tường lửa email giúp chặn toàn bộ spam email và các mail độc hại. Hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline (028) 7306 8789 hoặc contact@vnetwork.vn hoặc email về sales@vnetwork.vn.