Rủi ro từ việc không kiểm soát email doanh nghiệp khi gửi đi

Các rủi ro đối với email doanh nghiệp gửi đi

• Rủi ro về bảo mật: Nếu hệ thống email của doanh nghiệp không được kiểm soát và quản lí đầy đủ, có thể xảy ra các rủi ro về bảo mật, như việc một tài khoản cá nhân trong tổ chức bị hacker chiếm quyền và lợi dụng email bị hack để phát tán các mã độc đến người trong nội bộ doanh nghiệp, đối tác và khách hàng. Điều này không chỉ ảnh hưởng nghiêm trọng đến vấn đề bảo mật, mà còn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín của thương hiệu.

• Rủi ro về tuân thủ quy định: Nếu doanh nghiệp không có quy trình quản lý hoặc kiểm soát việc gửi email của nhân viên, có thể dẫn đến việc nhân viên gửi email không phù hợp với quy định của công ty hoặc pháp luật. Điều này có thể dẫn đến mất danh tiếng, phạt tiền hoặc bị kiện cáo.

• Rủi ro về hiệu suất: Nếu không có quy trình kiểm soát việc gửi email, nhân viên có thể sử dụng email để trao đổi thông tin không cần thiết hoặc gửi email ngoài giờ làm việc, dẫn đến tình trạng làm việc không hiệu quả.

• Rủi ro về chống tham nhũng: Nếu không có quy trình kiểm soát đối với các giao dịch hoặc văn bản quan trọng được gửi qua email, có thể dẫn đến rủi ro về chống tham nhũng. Nhân viên có thể lợi dụng email để thực hiện các hoạt động gian lận hoặc hối lộ. Ví dụ: Đối với các doanh nghiệp lưu hành các thông tin chưa được công khai qua email, nhân viên nội bộ có thể cấu kết với bên ngoài, chuyển tiếp các email ra bên ngoài gây rò rỉ thông tin nhằm mục đích trục lợi về tài chính cho bản thân, gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Vì vậy, kiểm soát và quản lý các email gửi đi của doanh nghiệp là rất quan trọng để đảm bảo tính bảo mật, tuân thủ quy định, tăng hiệu suất và chống tham nhũng.

2 yếu tố nên cân nhắc trong việc lựa chọn giải pháp email chiều gửi

Một giải pháp tối ưu cho việc kiểm soát email doanh nghiệp chiều gửi sẽ bao gồm 2 yếu tố chính cần cân nhắc và xem xét như sau:

• Bảo mật thông tin quan trọng: Kiểm soát các email có chứa thông tin bảo mật quan trọng nhằm ứng phó đối với các sự cố gửi mail sai hay lỗi. Ngoài ra, nếu phát hiện ra sai sót sau khi đã duyệt email để gửi đi, doanh nghiệp còn có thể tận dụng tính năng thu hồi để đảm bảo những thông tin sai không bị lộ ra bên ngoài.

• Khả năng ngăn chặn rò rỉ thông tin: Việc thiết lập chính sách bộ lọc cho văn bản hoặc tệp đính kèm trong thư để chặn các email có dấu hiệu tiết lộ hoặc gây rò rỉ thông tin của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, giải pháp giúp phát hiện các tài khoản đã bị hack trong nội bộ hệ thống email doanh nghiệp nhằm kịp thời ngăn chặn các hành động gửi thư độc hại hàng loạt gây ảnh hưởng đến nội bộ doanh nghiệp, đối tác và khách hàng.

Xét về các yếu tố, Mail Gateway EG-Platform chính là sự lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp trên thị trường hiện nay. Đây là giải pháp bảo mật toàn diện cho email doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu việc bảo vệ email cả 2 chiều nhận và gửi. Giải pháp được thiết kế dưới dạng hệ thống đa lớp bảo mật, với 3 lớp chính: Spam Guard, Receive Guard và Send Guard. Bên cạnh các tính năng vượt trội trong việc bảo vệ email chiều nhận, EG-Platform còn có có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu quản lý và kiểm soát email chiều gửi, ngăn chặn rò rỉ thông tin thông qua lớp bảo mật Send Guard.

Tổng quan giải pháp Mail Gateway EG-Platform

Mail Gateway EG-Platform giúp xây dựng bộ lọc từ khoá cho doanh nghiệp. Trong đó, doanh nghiệp sẽ thiết lập chính sách bộ lọc kiểm tra email doanh nghiệp gửi đi với các phạm vi như sau:

Phạm vi kiểm tra của bộ lọc email doanh nghiệp gửi đi

Chính sách bộ lọc có thể tinh chỉnh theo mục tiêu của từng doanh nghiệp, điều này sẽ giúp người quản lý có thể linh hoạt hơn trong việc kiểm soát hoạt động của các nhân viên trong tổ chức.

Hệ thống Mail Gateway EG-Platform còn giúp người quản lý có thể xuất các bảng báo cáo trực quan. Với báo cáo, người quản lí doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát được về tình hình email gửi ra bên ngoài, bao gồm: từ khoá bị chặn (blocked word), tài khoản nguy hiểm bị chặn (blocked account), các mã độc hại (malicious code), số lượng ngăn chặn các email độc hại như spam, phishing, virus, ransomware,…gửi từ các tài khoản, máy chủ email đã bị xâm phạm (relay block). Qua đó, doanh nghiệp có thể triển khai các giải pháp nhằm nâng cao tính bảo mật của hệ thống email.

EG-Platform là một giải pháp bảo mật tối ưu cho email doanh nghiệp với việc không chỉ có khả năng nổi trội trong việc quản lý và kiểm soát các email gửi đi, Mail Gateway EG-Platform còn có khả năng lọc sạch đến 99.9% spam email, phát hiện và ngăn chặn các mối đe dọa của các email chiều nhận, đặc biệt là khả năng chống Phishing, Virus, Ransomware. Bên cạnh đó, khả năng báo cáo trực quan và đội ngũ hỗ trợ nhanh chóng tận tình là điều luôn được các khách hàng đánh giá cao trong việc tối ưu hiệu suất hoạt động doanh nghiệp.

Quý khách có nhu cầu tìm hiểu giải pháp Email Security của VNETWORK, liên hệ ngay để được tư vấn hỗ trợ tại Hotline: (028) 7306 8789 hoặc email về contact@vnetwork.vn hoặc sales@vnetwork.vn.